NTTデータ   オンライン会議のデザイン 資料作成・ライティングスキルアップ支援

データ通信やシステム構築事業をはじめ、さまざまなサービスを提供する国内大手のシステムインテグレーターである株式会社NTTデータ様（以下、NTTデータ）。取引先との定例会議のクオリティーをより高めるために、当会議に最適化した資料のデザインテンプレートや構成の手引き書作成、ライティング技術の向上を目指した講座の実施など、オンライン会議のコミュニケーションの質を高めるための総合的な支援を行いました。

オンラインでの会議が主流となったコロナ禍以降、議事内容を相手にスムーズに伝えるためのコミュニケーションや資料作成の工夫が以前にも増して求められています。このような背景から、顧客満足度向上を目的に会議全体のクオリティーアップを目指したいとご相談いただき、時代にふさわしい会議の在り方についての検討を開始しました。

課題を把握して、取り組み方針を決める

はじめに、改善の対象となる定例会議にコンセントのデザイナーが参加し、第三者の視点から会議の現状把握と課題抽出を行い、会議後に課題点と改善点のフィードバックを行う取り組みを始めました。会議での問題点をその都度洗い出し、仮説を立てて検証しながら細かくレビューを実施しました。

蓄積したレビュー結果から「プロジェクト管理の強化」「ドキュメントの品質」「ファシリテーション力」といった主要課題を抽出し、改善の方向性を定めました。

NTTデータ側のプロジェクト体制は、A/Bの2チーム制。今回の改善は両チームを対象として実施。

フェーズ1で課題抽出を行い改善の方向を定めたのち、フェーズ2では課題改善を実行に移した。定例会議直後に課題点を会議参加者にフィードバックし添削レビューを行う。その後フィードバックやレビュー内容をNTTデータ内の改善タスクフォース会議にて部署全体へ共有することで、次の会議に生かすというサイクルを回している。

課題感を踏まえた資料作成のノウハウを取説化

主要課題の「ドキュメントの品質」に対しては、具体的な改善策をマニュアルとして資料化。要素の配置・文字の視認性といった見栄えに関する知識から、情報を整理し構造化する際のコツなど、資料制作において不可欠な情報デザインの技術やノウハウをわかりやすく“取説（取扱説明書）”としてまとめた資料を制作しました。

「伝わる」とはどういうことか？小さな工夫で驚くほど資料がわかりやすくなることを示す20の改善案を提示。

デザインのプロフェッショナルの視点で、誰でもすぐにできる会議資料の改善ポイントを指南。

いずれの改善案も具体例をもとに気を付けるべきポイントが細かく言語化されており、実践につながりやすい内容になっている。

文章力、構成力を養うための基礎講座を実施

読み手の視点を考慮した文章を作成するスキルを養うため、『マジ文章書けないんだけど』など文章術に関する書籍を多数書かれた前田安正氏（未來交創株式会社 代表取締役）を外部講師としてお招きし、“きちんと伝わる”文章のつくり方を学ぶ研修を開催。また期間中、実際の報告書を修正する文章コンサルの機会も設けました。

さらに、コンセントが毎月開催しているオンラインスクール「CONCENT DESIGN SCHOOL」（「伝わるスライドデザイン術」の回／2022年3月23日実施）にご参加いただき、パワーポイントを用いた資料作成の実作業をライブ実演を通してお伝えしました。

自走化を促す取り組み

定例会議後に振り返りの機会を設定し、次につながる反省点を見える化。また、月一で良い成果を共有する会を設定することで、メンバーのモチベーション向上を促し、組織内の“改善のサイクル”の定着を意識した運用支援を行いました。
関係各者の高い意識のもと、コンセントの支援が終了した後も組織内で継続的にこの改善サイクルを回し続け、さらなる会議の品質向上に向けた取り組みを実施されています。

一連の活動に直接関与いただいた方にアンケートを依頼したところ、ご回答いただいた14名中13名の方から「とても良かった・良かった」とポジティブな評価をいただきました。（残り1名は参加頻度が少なかったため「どちらでもない」の評価）

自由回答では、下記のような声をお寄せいただきました。